內(nèi)審，是企業(yè)最容易被忽視的環(huán)節(jié)。
很多企業(yè)做內(nèi)審，就是為了應(yīng)付檢查。走個(gè)過場，填幾張表，拍幾張照片，完事。等到審核機(jī)構(gòu)來審核，問題全暴露了。
連續(xù)三年的內(nèi)審報(bào)告，不符合項(xiàng)數(shù)量一模一樣，都是 3 項(xiàng)。整改內(nèi)容也差不多，都是"加強(qiáng)培訓(xùn)"“完善記錄”。
這哪是內(nèi)審？這是演戲。
今天說點(diǎn)實(shí)在的，幫你把內(nèi)審真正做起來。
一、為什么內(nèi)審這么重要？
2023 年，一家企業(yè)接受飛行檢查。審核老師來之前，企業(yè)自查了三遍，覺得沒問題。
結(jié)果呢？開了 18 項(xiàng)不符合項(xiàng)，差點(diǎn)吊銷許可證。
問題出在哪？
內(nèi)審沒做好，自己沒發(fā)現(xiàn)問題。
內(nèi)審是什么？
內(nèi)審就是自己給自己挑毛病。在審核機(jī)構(gòu)來之前，先把問題找出來，改掉。內(nèi)審做得好，外審沒煩惱。內(nèi)審做得爛，外審等著看。
二、內(nèi)審實(shí)施的六個(gè)步驟
標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)審流程，分六步。
一步都不能少。
第一步：制定內(nèi)審計(jì)劃
什么時(shí)候做？
至少每年一次。但別集中在年底做。
為什么？
年底大家都忙，應(yīng)付了事。建議分季度做，每次審一個(gè)部門。
審誰？
所有部門都要覆蓋。研發(fā)、生產(chǎn)、質(zhì)量、采購、銷售、倉儲(chǔ)。一個(gè)都不能漏。
誰來做？
內(nèi)審員。
內(nèi)審員要經(jīng)過培訓(xùn)，拿到內(nèi)審員證。
關(guān)鍵點(diǎn)：內(nèi)審員不能審自己的工作。你是生產(chǎn)負(fù)責(zé)人，就不能審生產(chǎn)。你是質(zhì)量負(fù)責(zé)人，就不能審質(zhì)量。
為什么？
自己審自己，能審出什么問題？
第二步：編寫內(nèi)審檢查表
檢查表是什么？
就是內(nèi)審員的"考題"。拿著檢查表，一項(xiàng)一項(xiàng)核對(duì)。
怎么寫？
別用通用模板！我見過太多企業(yè)，檢查表是網(wǎng)上下載的。什么"文件是否受控"“記錄是否完整”。太籠統(tǒng)了，沒法查。
檢查表要具體，要針對(duì)你的產(chǎn)品和工藝。
比如你是做試劑生產(chǎn)的，檢查表里要有：
配制工序的關(guān)鍵參數(shù)控制
分裝工序的裝量檢查
潔凈區(qū)的環(huán)境監(jiān)測
關(guān)鍵物料的供應(yīng)商管理
成品的放行審核
檢查表越具體，越能發(fā)現(xiàn)問題。
第三步：召開首次會(huì)議
首次會(huì)議是什么？
就是內(nèi)審開始前的動(dòng)員會(huì)。
誰參加？
內(nèi)審員、被審核部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)人員。
說什么？
說清楚三件事：
這次審什么（范圍）
什么時(shí)候?qū)彛〞r(shí)間安排）
怎么審（方法）
別小看這個(gè)會(huì)。開了會(huì)，大家才知道你要來真的。不開會(huì)，人家以為你走形式。
第四步：現(xiàn)場審核
這是最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。
怎么審？
三個(gè)字：問、看、查。
問――問操作人員
這個(gè)工序怎么操作？
關(guān)鍵控制點(diǎn)是什么？
出現(xiàn)異常怎么處理？
看――看現(xiàn)場操作
實(shí)際操作跟文件一致嗎？
環(huán)境條件符合要求嗎？
設(shè)備狀態(tài)正常嗎？
查――查記錄文件
記錄填寫完整嗎？
數(shù)據(jù)真實(shí)可靠嗎？
文件是最新版本嗎？
技巧：
別坐在會(huì)議室里看文件。
去現(xiàn)場，去一線，去實(shí)際操作的地方。
我審過一家企業(yè)，坐在會(huì)議室看記錄，完美無缺。
去車間一看，操作人員根本不知道有這份文件。
記錄是事后補(bǔ)的，操作是按習(xí)慣來的。這種企業(yè)，外審能過才怪。
第五步：召開末次會(huì)議
末次會(huì)議是什么？
就是內(nèi)審結(jié)束后的總結(jié)會(huì)。
說什么？
說清楚三件事：
發(fā)現(xiàn)了什么問題
問題的嚴(yán)重程度
整改的時(shí)間要求
別怕得罪人。發(fā)現(xiàn)問題不說，才是真的得罪人。
為什么？
等到外審老師來，問題全暴露了。到時(shí)候老板怪誰？
內(nèi)審就是要紅臉，要出汗。一團(tuán)和氣，等于沒審。
第六步：整改跟蹤
內(nèi)審不是開完會(huì)就結(jié)束了。
整改才是關(guān)鍵。
怎么跟蹤？
三個(gè)要點(diǎn)：
整改措施要具體
整改時(shí)間要明確
整改效果要驗(yàn)證
別接受"加強(qiáng)培訓(xùn)""提高意識(shí)"這種整改。太虛了，沒法驗(yàn)證。要具體的整改：
修訂了哪份文件
增加了哪個(gè)記錄
改造了哪個(gè)設(shè)備
調(diào)整了哪個(gè)流程
整改完了，要驗(yàn)證。
驗(yàn)證通過了，才能關(guān)閉。驗(yàn)證不通過，繼續(xù)整改。
三、內(nèi)審的 5 個(gè)實(shí)戰(zhàn)技巧
做了這么多年內(nèi)審，總結(jié)了 5 個(gè)技巧。
都是實(shí)戰(zhàn)中摸爬滾打出來的。
技巧一：從記錄倒推
這是最有效的方法。
隨便拿一份生產(chǎn)記錄，從第一行開始，一項(xiàng)一項(xiàng)往前推。
這個(gè)物料從哪來的？有入庫記錄嗎？有檢驗(yàn)報(bào)告嗎？
這個(gè)設(shè)備誰用的？有使用記錄嗎？有校準(zhǔn)證書嗎？
這個(gè)參數(shù)誰定的？有工藝文件嗎？有驗(yàn)證報(bào)告嗎？
一推，問題就出來了。
我審過一家企業(yè)，生產(chǎn)記錄上寫的物料批號(hào)，在倉庫找不到入庫記錄。再查，是操作人員填錯(cuò)了。
填錯(cuò)一個(gè)批號(hào)，整批產(chǎn)品追溯不了。這要是出了質(zhì)量問題，就是大事。
技巧二：問"為什么"
別只問"是什么"，要問"為什么"。
比如你看到操作人員沒戴手套。
別只說"你怎么不戴手套"。
要問：
為什么不戴手套？（文件沒要求？手套不夠？嫌麻煩？）
文件有沒有要求？（有要求為什么不執(zhí)行？）
培訓(xùn)過沒有？（培訓(xùn)過為什么記不住？）
一問，就能問到根子上。有時(shí)候問題不在操作人員，在管理。
技巧三：查異常記錄
正常記錄看不出問題，異常記錄才能看出問題。
偏差處理記錄
不合格品處理記錄
客戶投訴處理記錄
設(shè)備故障維修記錄
這些記錄里，藏著太多信息。
審過一家企業(yè)，偏差處理記錄里，同一個(gè)問題重復(fù)出現(xiàn)了 5 次。每次整改都是"加強(qiáng)培訓(xùn)"。
培訓(xùn)了 5 次還沒用，說明不是培訓(xùn)的問題。是流程有問題，是系統(tǒng)有缺陷。
技巧四：跟蹤閉環(huán)
發(fā)現(xiàn)問題不是目的，解決問題才是。
見過太多企業(yè)，內(nèi)審報(bào)告寫了一堆問題。然后呢？沒有然后了。整改沒跟蹤，問題沒閉環(huán)。
第二年再審，同樣的問題又出現(xiàn)了。
怎么避免？
建立問題跟蹤臺(tái)賬。
每個(gè)問題都有編號(hào)，有責(zé)任人，有整改時(shí)間，有驗(yàn)證結(jié)果。
不關(guān)閉，不銷號(hào)。
技巧五：讓老板參與
內(nèi)審要做好，老板得重視。
怎么讓老板重視？
讓他參加末次會(huì)議。
讓他聽聽都發(fā)現(xiàn)了什么問題。
讓他知道不整改會(huì)有什么后果。
老板一重視，資源就好辦了。
要人有人，要錢有錢，要時(shí)間有時(shí)間。
老板不重視，內(nèi)審就是走過場。
四、內(nèi)審常見的 5 個(gè)坑
做了這么多年，我見過太多企業(yè)踩坑。
總結(jié) 5 個(gè)最常見的，你避開。
坑一：內(nèi)審員能力不足
內(nèi)審員沒經(jīng)過培訓(xùn)，不懂法規(guī)，不懂體系，不懂產(chǎn)品。
讓他審，能審出什么問題？
怎么辦？
送出去培訓(xùn)，拿內(nèi)審員證。
內(nèi)部多練習(xí)，多交流，多總結(jié)。
坑二：檢查表太籠統(tǒng)
檢查表都是通用條款，沒有針對(duì)性。
審來審去，審不出實(shí)際問題。
怎么辦？
結(jié)合產(chǎn)品特點(diǎn)和工藝流程，編寫專用檢查表。
每次內(nèi)審前，更新檢查表。
坑三：整改不徹底
整改措施太虛，“加強(qiáng)培訓(xùn)”“提高意識(shí)”。
整改完了，問題還在。
怎么辦？
整改措施要具體，要可驗(yàn)證。
整改完了，要現(xiàn)場驗(yàn)證。
坑四：內(nèi)審報(bào)告束之高閣
內(nèi)審報(bào)告寫完，往抽屜里一放，沒人管了。
第二年再審，同樣的問題又出現(xiàn)。
怎么辦？
內(nèi)審報(bào)告要作為管理評(píng)審的輸入。
重大問題要上報(bào)老板。
整改情況要定期通報(bào)。
坑五：內(nèi)審?fù)鈱弮蓮埰?/div>
內(nèi)審一套標(biāo)準(zhǔn)，外審一套標(biāo)準(zhǔn)。內(nèi)審沒問題，外審問題一堆。
怎么辦？
內(nèi)審標(biāo)準(zhǔn)要跟外審一致。
可以邀請(qǐng)外審老師來指導(dǎo)內(nèi)審。
結(jié)尾
內(nèi)審，是質(zhì)量管理體系的"體檢"。體檢做得好，小病早發(fā)現(xiàn)，大病能預(yù)防。體檢做得爛，小病拖成大病，大病拖成絕癥。
我見過太多企業(yè)，平時(shí)不重視內(nèi)審。等到審核機(jī)構(gòu)來檢查，問題全暴露了。
希望這篇文章，能幫你把內(nèi)審真正做起來。
不做形式，不做樣子。
真刀真槍，真查真改。
這樣，外審才能順利通過。
這樣，體系才能有效運(yùn)行。
這樣，企業(yè)才能持續(xù)發(fā)展。
